Сотрудничество ИНТАЛЕВ и X5 Retail Group N.V. приносит первые ощутимые плоды

Любая крупная компания по мере роста сталкивается с определенными трудностями в своем развитии. В 2005 году в ТД «Перекресток» назрела проблема автоматизации казначейства и системы бюджетирования. Основной причиной были бумажный документооборот и ручная проверка заявок на соответствие бюджету. По мере роста компании бумажный документооборот стал настолько большим, что можно было создавать новую организационную единицу – «отдел по поиску заявок». Количество информации так захлестнуло финансовый департамент компании, что стало сложно отслеживать, у кого находится тот или иной документ, а главное – в какой стадии находится бизнес-проект или процесс текущего документа.

До начала проекта в компании для ведения системы бюджетирования применялся западный программный продукт, но он был информационно оторван от фактических данных, и логика его работы не позволяла контролировать прохождение отдельных документов. Для решения проблемы бумажного документооборота компанией был выбран программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», поскольку он обладает как широким функционалом в области бюджетирования, так и гибкой системой настройки документооборота и автоматизации бизнес-процессов.

Проект состоял из нескольких этапов. На первом этапе была разработана и имплементирована система бюджетного управления, включавшая в себя:

• Управленческий план счетов;
• Модель учета;
• Форматы отчетности;
• Инструменты ввода данных в систему.

Далее автоматизировался бизнес-процесс «Заявка на расход/оплату». Разработана схема бизнес-процесса заявки. Для этого был выбран программно-методический комплекс - «ИНТАЛЕВ: Навигатор», как средство моделирования бизнес-процессов. Была описана оргструктура компании, список участников процесса и используемых документов, выделены роли (должности).

На третьем этапе был настроен бизнес-процесс «Ввод договора»  с целью обеспечения дисциплины и прозрачности документооборота договоров. Отдельно настроена довольно «изощренная» система разграничения доступа к данным. Составлена матрица ролей по географическому и функциональному признаку для более быстрой (модульной) модификации. Всего было настроено более 300 ролей.

Сотрудники «Х5 Retail Group N.V.» прошли серию обучающих мероприятий в ГК «ИНТАЛЕВ». Полученные слушателями навыки и методики настройки, варианты применения функциональных возможностей программного продукта позволили облегчить процесс описания и автоматизации документооборота и бизнес-процессов в компании.

В течение 1 месяца проходила опытно-промышленная эксплуатация, в течение которой подразделения компании постепенно переходили на единую автоматизированную систему.

Для сопровождения пользователей и программного комплекса компания «ИНТАЛЕВ» на территории Заказчика организовала Центр компетенции АСБУ (Автоматизированной системы бюджетного управления), в состав которого вошли: руководитель центра компетенций (ИНТАЛЕВ), бизнес-аналитик (X5), специалист по тех. поддержке пользователей (ИНТАЛЕВ), программист и системный администратор (X5).

В течение года после завершения активной фазы проекта консультанты «ИНТАЛЕВ», находящиеся в центре компетенций АСБУ, передавали знания путем коучинга специалистам «Х5 Retail Group N.V.» и, убедившись, что специалисты Заказчика могут самостоятельно поддерживать и развивать систему, выводились из проекта.  На текущий момент центр компетенций состоит из специалистов «Х5 Retail Group N.V.», которые не только поддерживают пользователей и обслуживают систему, но и постоянно развивают её, описывая и автоматизируя новые процессы.

Результаты проекта

Благодаря внедрению автоматизированной системы бюджетирования, казначейства и документооборота договоров на базе «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» достигнуты следующие результаты и цели:

1. консолидация сведений из различных источников для целей бюджетирования;
2. своевременная отчетность, как по движению денежных средств, так и по управленческим доходам и расходам;
3. автоматический контроль над расходованием средств, в соответствии с принятым бюджетом и лимитами по договорам;
4. автоматическая проверка заключаемых договоров на соответствие бюджету;
5. автоматическое составление кассовых планов;
6. ускорение платежей и обработки данных за счет сокращения трудозатрат по многократному вводу информации;
7. прозрачность и дисциплина движения документов в системе.

Спустя 2 года

Компания «Х5 Retail Group N.V.» развивается очень динамично и используемый в ней автоматизированный комплекс «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы + Документооборот» также изменяется согласно требованиям бизнеса. Проведенный недавно аудит системы «ИНТАЛЕВ» в «Х5 Retail Group N.V.» показал, что по истечении 2-х лет после начала промышленной эксплуатации ПО «ИНТАЛЕВ» надежно работает даже при одновременных 200 пользователях (вместо 70 проектных) и с объемом базы в 140 Гб (вместо 16 Гб после проекта).

В компании по-прежнему успешно функционирует Центр компетенции АСБУ, в состав которого входят бизнес-аналитик, программист «1С» и специалисты по поддержке пользователей. Гибкость программного продукта очень пригодилась Заказчику, агрессивно скупающему менее крупных игроков на рынке продуктового ритейла и встраивающему их как подразделения в собственную финансовую структуру. В частности, после покупки «Перекрестком» розничной сети «Меркадо» последняя органично влилась в работающую модель бюджетирования и документооборота в системе «ИНТАЛЕВ Х5». Также достаточно легко к системе была подключена сеть дискаунтеров «Пятерочка».

Справка о компании «X5 Retail Group N.V.»

X5 Retail Group N.V. – крупнейшая в России продуктовая розничная компания по объемам продаж. Компания использует мультиформатную стратегию, развивая сразу три формата: дискаунтеры, супермаркеты и гипермаркеты. Стратегическая задача бизнеса - стать основным консолидатором российского рынка продуктового ритейла, абсолютным лидером розничной торговли России, способным на равных конкурировать с ведущими международными сетями.

Справка о компании «ИНТАЛЕВ»

ГК «ИНТАЛЕВ» является одним из лидеров российского рынка консалтинга и автоматизации в области стратегического, процессного, финансового управления. «ИНТАЛЕВ» входит TOP-100 консалтинговых компаний России. Компанией успешно реализовано более 600 проектов по постановке и автоматизации управления в России и странах СНГ, свыше 1000 внедрений управленческого программного обеспечения. Курсы бизнес-обучения «ИНТАЛЕВ»  прошли более 5000 руководителей среднего и высшего звена.

Офисы «ИНТАЛЕВ» расположены во всех Федеральных округах России, на Украине, в Казахстане.

В партнерскую сеть входят компании из России, стран СНГ, Азии, Восточной Европы, Южной Африки.

За дополнительной информацией обращайтесь в Пресс-центр компании «ИНТАЛЕВ»:

Телефоны:
в Москве:  +7 (495) 223 - 27- 93
в Санкт-Петербурге: +7 (812) 335 - 04 - 88

press@intalev.ru
www.intalev.ru

http://www.intalev.ru/index.php?id=24777&contUid=0