Организация электронного документооборота на предприятии
Зачем предприятию автоматизировать документооборот?
В процессе развития любое предприятие приходит к такой стадии, когда существующие подходы к обработке документов становятся неэффективными без автоматизации.
Особенно часто возникают следующие проблемы:
1. Отсутствие удобного поиска и оперативного доступа к документам.
2. Отсутствие единого структурированного хранилища документов.
3. Отсутствие истории исполнения документов.
4. Отсутствие возможности оперативно определять подразделения или людей, у которых задерживаются документы.
5. Наличие нескольких лиц ответственных за один документ.
6. Оперативность доставки документа потребителю.
7. Необходимость отслеживания контрольных сроков исполнения документов.
Для решения таких задач и организации эффективного, управляемого документооборота предприятиям целесообразно перейти на электронное управление документами. Логика процессов движения и обработки документов, их виды должны быть унифицированы и не должны зависеть от сотрудников предприятия.
Автоматизированный документооборот: назначение и преимущества
Автоматизированный электронный документооборот – это создание в Вашей компании автоматизированных процессов прохождения различных видов документов от инициаторов до исполнителей с возможностью контроля их формирования, согласования, исполнения, оперативного отслеживания времени их нахождения на каждом из рабочих мест. Организация взаимодействия подразделений с помощью электронного документооборота позволит Вам точно и быстро распространять информацию внутри компании.
Какие задачи может решать автоматизированный документооборот?
Система автоматизации документооборота «1С:Документооборот» позволяет:
- - автоматизировать процессы создания документов, ознакомления и рассмотрения, а также контроля их исполнения;
- - повысить контроль за исполнением поручений и подготовкой документов работниками;
- - с помощью отчетов отслеживать время работы сотрудников над каждым из документов;
- - автоматизировать процессы проведения совещаний и других мероприятий;
- - автоматизировать подписание документов с помощью электронной цифровой подписи;
- - быстро выполнять поиск активных документов и документов, переданных в архив;
- - присваивать штрих-коды документам, что в последствии упростит задачу их поиска в базе документов;
- - вести электронный архив документов.
Никаких журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции, резолюций и поручений на листочках, виз и подписей! Все процессы получения, рассмотрения, передачи документов и контроль за их движением выполняются в единой системе. Роли пользователей в этой системе распределяются в соответствии с бизнес-процессами компании.
Автоматизация процессов обработки документов позволит:
1. Улучшить взаимодействие между отделами внутри организации за счет того, что процессы создания и движения документов будут унифицированы.
2. Создать не только единое хранилище документов, но и удобные инструменты управления документами, автоматической установки взаимосвязи документов, контроля исполнительской дисциплины.
Процесс внедрения автоматизированного документооборота
Перед внедрением системы электронного документооборота в бизнес-процессы предприятия заказчика мы проводим обследование делопроизводства, формализуем требования каждого из сотрудников, описываем процессы движения документов, а затем настраиваем систему «1С:Документооборот» в соответствии с индивидуальными потребностями предприятия.
Результат внедрения автоматизированного документооборота
Благодаря внедрению электронного документооборота в бизнес-процессы предприятия сотрудники получают возможность концентрироваться на более важных задачах, не отвлекаясь на другие не профильные операции, а руководитель получает возможность контролировать исполнение своих поручений.
Особенно высокий эффект от автоматизации достигается на тех предприятиях, которые уже используют программы системы 1С, т.к. принципы организации работы в них и интерфейсы достаточно похожи: при работе с системой «1С:Документооборот» пользователи применяют имеющийся у них опыт работы в других программах 1С.
Подобные проекты автоматизации делопроизводства и документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот» выполнены нашими специалистами на предприятиях:
1. ФГУП РЧЦ ЮФО (автоматизировано 150 рабочих мест).
2. ЗАО ПКФ «Элегант» (автоматизировано 50 рабочих мест).
3. ООО «НПКФ «РОСТЕХНОПЛЮС» (автоматизировано 17 рабочих мест).
Фирма 1С присвоила компании «IT Центр Рыбасова» статус «1С:Центр компетенций по документообороту», а это значит – Вы можете быть уверены в квалификации наших специалистов и эффективности нашей работы.
Обращайтесь! Мы предложим Вам решение по автоматизации документооборота, которое будет отвечать индивидуальным потребностям Вашего бизнеса.
Заинтересовались услугой "Организация электронного документооборота на предприятии"?
Мы будем рады ответить на ваши вопросы и обсудить детали сотрудничества. Нажмите Кнопку "Отправить запрос" и мы свяжемся с Вами в течение рабочего дня. Вы также можете написать нам на e-mail: it-cr@aaanet.ru или позвонить по телефону: +7 863 220 32 01
Мы будем рады ответить на ваши вопросы и обсудить детали сотрудничества. Нажмите Кнопку "Отправить запрос" и мы свяжемся с Вами в течение рабочего дня. Вы также можете написать нам на e-mail: it-cr@aaanet.ru или позвонить по телефону: +7 863 220 32 01
Наши партнеры
